Doanh nghiệp có nhu cầu bổ sung nhân sự không đồng nghĩa với việc phải tuyển thêm một lượng lớn lao động cố định. Khi khối lượng công việc thay đổi theo giờ, theo ca hoặc theo mùa vụ, bài toán quan trọng hơn là xác định đúng thời điểm cần người và số lượng cần bổ sung.
Một nhà hàng có thể đông khách vào buổi trưa và buổi tối nhưng không cần cùng số lượng nhân viên trong cả ngày. Tương tự, kho vận có thể tăng nhân sự khi lượng đơn hàng dồn vào một số khung giờ, trong khi doanh nghiệp sản xuất chỉ cần bổ sung người tại những ca có sản lượng cao.
Vì vậy, thay vì chỉ đặt câu hỏi “Doanh nghiệp cần thêm bao nhiêu người?”, HR và bộ phận vận hành nên bắt đầu bằng câu hỏi “Doanh nghiệp cần thêm người vào thời điểm nào và trong bao lâu?”. Từ đó, doanh nghiệp mới có cơ sở lựa chọn giữa tuyển dụng cố định, part-time, thời vụ hay sử dụng dịch vụ cung ứng lao động.
Cung ứng lao động theo ca là gì?
Cung ứng lao động theo ca là phương án bổ sung nhân sự dựa trên thời gian và nhu cầu sử dụng thực tế của doanh nghiệp. Thay vì duy trì cùng một lượng nhân sự trong toàn bộ thời gian hoạt động, doanh nghiệp có thể xây dựng nhu cầu theo từng ca làm việc cụ thể.
Thông thường, doanh nghiệp sẽ xác định số lượng người cần, vị trí công việc, địa điểm, thời gian bắt đầu và kết thúc ca. Đơn vị cung ứng dựa trên những yêu cầu này để tìm kiếm, sàng lọc và phối hợp bố trí nguồn lao động phù hợp với kế hoạch triển khai.
Mô hình này có thể được cân nhắc khi doanh nghiệp cần nhân sự cho ca sáng, ca chiều, ca tối, ca đêm hoặc những khoảng thời gian có workload tăng cao. Điểm quan trọng là kế hoạch nhân sự được xây dựng dựa trên nhu cầu vận hành thay vì chỉ dựa vào tổng headcount.
Có những phương án nào khi doanh nghiệp cần thêm người?
Không phải mọi nhu cầu phát sinh đều cần sử dụng dịch vụ cung ứng lao động. Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều phương án khác nhau tùy vào thời gian, quy mô và mức độ biến động của công việc.
| Phương án | Phù hợp với nhu cầu | Điểm doanh nghiệp cần cân nhắc |
|---|---|---|
| Full-time | Công việc ổn định, cần nhân sự lâu dài | Duy trì nhân sự ngay cả khi workload giảm |
| Part-time | Cần người trong một số khung giờ | Doanh nghiệp vẫn phải chủ động tuyển và sắp xếp nhân sự |
| Tăng ca | Nhu cầu tăng trong thời gian ngắn | Phụ thuộc vào khả năng đáp ứng của đội ngũ hiện tại |
| Lao động thời vụ | Nhu cầu tăng theo mùa hoặc dự án | Cần chuẩn bị nguồn trước giai đoạn cao điểm |
| Cung ứng lao động | Cần bổ sung nguồn theo số lượng, vị trí hoặc ca làm | Cần đánh giá năng lực tạo nguồn và khả năng đáp ứng của đơn vị cung ứng |
Điểm khác biệt nằm ở mức độ linh hoạt và nguồn lực doanh nghiệp phải tự bỏ ra để triển khai. Nếu chỉ cần một vài nhân sự trong thời gian ngắn, tuyển trực tiếp có thể là lựa chọn phù hợp; nhưng khi nhu cầu tăng về số lượng hoặc cần triển khai nhanh, dịch vụ cung ứng có thể giúp HR giảm bớt áp lực tạo nguồn.
Do đó, doanh nghiệp không nên lựa chọn dịch vụ chỉ vì nghe có vẻ linh hoạt hơn. Cần đặt nhu cầu thực tế lên trước, sau đó mới xác định phương án nào có khả năng đáp ứng tốt nhất về nhân sự, thời gian và chi phí.
Cung ứng lao động theo ca khác gì tuyển part-time?
Tuyển part-time và cung ứng lao động theo ca đều có thể đáp ứng nhu cầu nhân sự trong một khoảng thời gian nhất định, nhưng cách doanh nghiệp triển khai hai phương án này có sự khác biệt.
Khi tuyển part-time trực tiếp, doanh nghiệp thường tự đăng tuyển, tìm kiếm ứng viên, phỏng vấn, sắp xếp lịch làm và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng lao động. Phương án này phù hợp khi doanh nghiệp có sẵn đội ngũ HR và nhu cầu tuyển dụng tương đối ổn định.
Với dịch vụ cung ứng, doanh nghiệp có thể đưa ra yêu cầu về số lượng, vị trí, khu vực, ca làm và thời gian cần người. Đơn vị cung ứng sẽ tham gia vào quá trình tạo nguồn và phối hợp đáp ứng nhân sự theo phạm vi hai bên thống nhất.
Điều này đặc biệt đáng cân nhắc khi doanh nghiệp cần nhiều lao động trong thời gian ngắn, cần triển khai tại nhiều địa điểm hoặc thường xuyên phát sinh nhu cầu bổ sung nhân sự.
Khi nào doanh nghiệp nên cân nhắc lao động theo ca?
Khi workload tăng theo từng khung giờ
Có những doanh nghiệp không thiếu người trong toàn bộ thời gian hoạt động nhưng thường xuyên quá tải ở một vài khung giờ nhất định. Đây là tình huống khá phổ biến tại nhà hàng, kho hàng, cửa hàng bán lẻ và nhiều mô hình dịch vụ.
Thay vì tăng số lượng nhân sự cho cả ngày, doanh nghiệp có thể xác định khoảng thời gian workload tăng mạnh và tập trung nguồn nhân lực vào những ca đó. Cách tiếp cận này giúp kế hoạch nhân sự bám sát hơn với thực tế vận hành.
Khi bước vào giai đoạn cao điểm
Lễ, Tết, chương trình khuyến mãi hoặc mùa mua sắm thường khiến lượng khách và đơn hàng tăng nhanh trong thời gian ngắn. Nếu chỉ bắt đầu tìm người khi workload đã tăng, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc tạo nguồn.
Chuẩn bị phương án nhân sự theo ca trước khi bước vào cao điểm giúp doanh nghiệp chủ động hơn về số lượng người cần bổ sung. Đây cũng là thời điểm doanh nghiệp nên đánh giá khả năng đáp ứng của đối tác cung ứng thay vì chỉ quan tâm đến đơn giá.
Khi phát sinh dự án ngắn hạn
Khai trương cửa hàng, activation, sampling, kiểm kê, đóng gói hoặc xử lý đơn hàng có thể chỉ diễn ra trong vài ngày hoặc vài tuần. Trong những trường hợp này, nhu cầu nhân sự thường có thời hạn rõ ràng và không nhất thiết kéo dài sau khi dự án kết thúc.
Lao động theo ca giúp doanh nghiệp xây dựng nguồn nhân sự theo đúng thời gian triển khai. Sau khi dự án hoàn thành, doanh nghiệp có thể kết thúc nhu cầu thay vì phải duy trì một lượng nhân sự cố định không còn cần thiết.
Khi chỉ thiếu người ở một ca cụ thể
Một doanh nghiệp có thể đủ người trên tổng headcount nhưng vẫn thiếu nhân sự vào ca tối hoặc ca đêm. Nếu chỉ nhìn vào tổng số nhân viên, HR rất dễ đánh giá sai vấn đề và tuyển thêm người không đúng thời điểm.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên phân tích lịch làm việc cùng workload của từng ca. Khi xác định được chính xác ca đang thiếu người, phương án bổ sung sẽ sát với nhu cầu thực tế hơn.
Làm việc theo ca cần chú ý những gì?
Cung ứng đủ người chỉ là bước đầu tiên. Để mô hình lao động theo ca vận hành ổn định, doanh nghiệp cần kiểm soát cả thời gian, chất lượng, khả năng thay thế và trách nhiệm của các bên.
1. Chốt ca làm thật rõ ngay từ đầu
Một yêu cầu như “cần 30 lao động part-time” chưa đủ để đơn vị cung ứng xây dựng nguồn chính xác. Doanh nghiệp nên xác định rõ số lượng người cần, giờ bắt đầu, giờ kết thúc, số ngày làm và thời gian dự kiến triển khai.
Nếu ca làm thường xuyên thay đổi, doanh nghiệp cũng cần thông báo trước cách thức điều chỉnh lịch. Thông tin càng rõ thì khả năng tìm đúng nguồn lao động càng cao và hạn chế tình trạng ứng viên nhận việc nhưng không đáp ứng được lịch thực tế.
2. Xác định đúng công việc của từng ca
Cùng là lao động theo ca nhưng yêu cầu của từng vị trí có thể hoàn toàn khác nhau. Nhân viên phục vụ nhà hàng, nhân viên đóng gói, nhân viên kho và lao động sản xuất đều cần những tiêu chí tuyển chọn riêng.
Doanh nghiệp nên mô tả cụ thể nhiệm vụ chính, yêu cầu về sức khỏe hoặc thể lực, kỹ năng cần thiết và những tiêu chuẩn đặc thù của vị trí. Đây là cơ sở để đơn vị cung ứng sàng lọc nguồn phù hợp ngay từ đầu.
3. Kiểm tra khả năng tạo nguồn thực tế
Một đơn vị cung ứng có thể sở hữu nguồn ứng viên lớn nhưng chưa chắc đáp ứng được một dự án cụ thể. Điều doanh nghiệp cần quan tâm là có bao nhiêu người thực sự sẵn sàng làm việc đúng khu vực, đúng ca và đúng thời điểm.
Với nhu cầu số lượng lớn, khả năng tạo nguồn tại địa phương càng quan trọng. HR nên yêu cầu đối tác trình bày rõ phương án tuyển dụng, thời gian tạo nguồn và cách xử lý khi số lượng ứng viên thực tế thấp hơn nhu cầu.
4. Luôn có phương án khi người lao động nghỉ
Lao động theo ca có thể phát sinh tình trạng nghỉ đột xuất hoặc không tiếp tục làm việc. Nếu không có phương án thay thế, một vài vị trí trống cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của ca.
Doanh nghiệp và đơn vị cung ứng nên thống nhất trước cơ chế thông báo, thời gian xử lý và phương án bổ sung nhân sự. Với dự án lớn, việc xây dựng nguồn dự phòng cũng nên được tính đến ngay trong kế hoạch ban đầu.
5. Theo dõi tỷ lệ đi làm thực tế
Số người được tuyển và số người thực sự có mặt trong ca là hai chỉ số khác nhau. Doanh nghiệp cần theo dõi tình trạng đi làm, tỷ lệ nghỉ và mức độ đáp ứng thực tế trong suốt quá trình triển khai.
Những dữ liệu này giúp HR đánh giá chất lượng nguồn lao động và khả năng đáp ứng của đơn vị cung ứng. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể điều chỉnh số lượng người cần cho từng ca dựa trên tình hình thực tế.
6. Làm rõ trách nhiệm giữa các bên
Ngay từ đầu, doanh nghiệp cần thống nhất rõ trách nhiệm của đơn vị cung ứng và trách nhiệm của doanh nghiệp trong quá trình triển khai. Các nội dung cần làm rõ có thể bao gồm tuyển chọn, hồ sơ, lịch làm việc, quản lý tại nơi làm việc, xử lý phát sinh và thay thế nhân sự.
Đặc biệt, doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất mô hình hợp tác và các nghĩa vụ pháp lý liên quan. Không nên chỉ dựa vào tên gọi “cung ứng lao động” mà cần xem xét cách thức triển khai thực tế trước khi ký kết.
Đừng chỉ so sánh giá khi chọn đơn vị cung ứng
Khi tìm kiếm đơn vị cung ứng lao động, giá thường là một trong những tiêu chí đầu tiên được HR quan tâm. Tuy nhiên, mức giá thấp chưa chắc đồng nghĩa với phương án có chi phí thực tế thấp nhất.
Doanh nghiệp nên so sánh ít nhất bốn nhóm yếu tố: khả năng tạo nguồn, tỷ lệ đáp ứng, khả năng thay thế và chi phí tổng thể. Một đơn vị có mức giá cao hơn nhưng duy trì nguồn ổn định có thể giúp doanh nghiệp giảm những chi phí phát sinh do thiếu người hoặc phải tuyển lại nhiều lần.
| Tiêu chí | Điều HR nên kiểm tra |
|---|---|
| Nguồn lao động | Có nguồn tại khu vực cần triển khai không? |
| Khả năng đáp ứng | Có thể cung ứng đúng số lượng và đúng ca không? |
| Tỷ lệ duy trì | Lao động có duy trì lịch làm ổn định không? |
| Thay thế | Có phương án xử lý khi lao động nghỉ không? |
| Quy trình | Tuyển chọn và sàng lọc được thực hiện như thế nào? |
| Quản lý | Có đầu mối phụ trách xuyên suốt dự án không? |
| Chi phí | Báo giá đã bao gồm những khoản nào? |
| Kinh nghiệm | Đã từng triển khai ngành hoặc mô hình tương tự chưa? |
Nhìn theo cách này, doanh nghiệp sẽ đánh giá được năng lực cung ứng thực tế thay vì chỉ nhìn vào một con số báo giá. Đây cũng là cách giúp HR lựa chọn đối tác phù hợp hơn với những dự án có yêu cầu cao về số lượng và thời gian.
Case thực tế: Human Power và nhu cầu tuyển dụng hơn 200 vị trí cho Jollibee
Trong ngành F&B, nhu cầu nhân sự thường biến động theo lượng khách, thời gian hoạt động và kế hoạch phát triển điểm bán. Đối với chuỗi nhà hàng, bài toán nhân sự không chỉ nằm ở việc tìm đủ ứng viên mà còn cần nguồn phù hợp với đặc thù công việc và yêu cầu vận hành.
Human Power đã hợp tác với Jollibee trong nhu cầu tuyển dụng với quy mô hơn 200 vị trí. Bài toán đặt ra là tạo nguồn và tuyển chọn nhân sự phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp trong môi trường F&B.
Human Power tham gia vào quá trình tiếp cận ứng viên, sàng lọc và phối hợp đáp ứng yêu cầu nhân sự đã thống nhất. Trường hợp này cho thấy với nhu cầu tuyển dụng số lượng lớn, doanh nghiệp cần một phương án tạo nguồn có khả năng đáp ứng theo yêu cầu thực tế thay vì chỉ dựa trên số lượng ứng viên ban đầu.
Case Jollibee cũng cho thấy tầm quan trọng của việc hiểu đặc thù ngành khi triển khai nguồn lao động. Với F&B, nhân sự có thể phải đáp ứng những khung giờ khác nhau và phù hợp với đặc điểm vận hành của từng cửa hàng, vì vậy khả năng tạo nguồn và phối hợp triển khai là yếu tố cần được xem xét song song với số lượng tuyển dụng.
Các số liệu chi tiết về thời gian triển khai, tỷ lệ đáp ứng hoặc số lao động thực tế được bố trí cần được cập nhật theo dữ liệu dự án đã được Human Power xác nhận trước khi công bố.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi yêu cầu cung ứng?
Trước khi liên hệ với đơn vị cung ứng, HR nên chuẩn bị một bộ thông tin tương đối đầy đủ về nhu cầu nhân sự. Việc này giúp đối tác hiểu đúng bài toán và hạn chế tình trạng phải điều chỉnh yêu cầu nhiều lần trong quá trình tuyển nguồn.
Tối thiểu, doanh nghiệp nên xác định số lượng, vị trí, địa điểm, ca làm và thời gian cần người. Nếu vị trí có yêu cầu đặc biệt về kinh nghiệm, thể lực, kỹ năng hoặc trang phục, những thông tin này cũng nên được cung cấp ngay từ đầu.
Khi nhu cầu đã được xác định rõ, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc so sánh các phương án nhân sự và đánh giá khả năng đáp ứng của từng đơn vị. Đây cũng là cơ sở để xây dựng kế hoạch chi phí và tiến độ triển khai phù hợp.
FAQ về cung ứng lao động theo ca
Cung ứng lao động theo ca phù hợp với ngành nào?
Cung ứng lao động theo ca phù hợp với những ngành có workload thay đổi theo thời gian hoặc sản lượng. Một số lĩnh vực thường phát sinh nhu cầu gồm F&B, Logistics, kho vận, sản xuất và FMCG.
Doanh nghiệp có thể yêu cầu lao động theo ca đêm không?
Nhu cầu ca đêm có thể được xem xét tùy vào vị trí, địa điểm, thời gian triển khai và khả năng đáp ứng nguồn lao động. Doanh nghiệp nên xác định rõ khung giờ và yêu cầu công việc để đơn vị cung ứng xây dựng nguồn phù hợp.
Cung ứng lao động theo ca có giống tuyển part-time không?
Hai hình thức này không hoàn toàn giống nhau về cách triển khai. Tuyển part-time trực tiếp yêu cầu doanh nghiệp tự tìm kiếm và quản lý nguồn, trong khi dịch vụ cung ứng có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình tạo nguồn theo phạm vi đã thỏa thuận.
Có thể cung ứng số lượng lớn lao động theo ca không?
Có thể xây dựng phương án số lượng lớn tùy vào địa điểm, vị trí, thời gian triển khai và khả năng tạo nguồn. Với dự án lớn, doanh nghiệp nên trao đổi sớm để đơn vị cung ứng có thời gian chuẩn bị nguồn.
Nếu người lao động nghỉ đột xuất thì xử lý thế nào?
Doanh nghiệp nên thống nhất trước cơ chế thông báo và phương án thay thế với đơn vị cung ứng. Đối với những dự án có yêu cầu duy trì nhân sự cao, nguồn dự phòng nên được tính đến ngay từ giai đoạn lập kế hoạch.
Chi phí cung ứng lao động theo ca phụ thuộc vào những yếu tố nào?
Chi phí có thể phụ thuộc vào số lượng nhân sự, vị trí công việc, số giờ mỗi ca, địa điểm, thời gian triển khai và yêu cầu tuyển dụng. Doanh nghiệp nên cung cấp đầy đủ thông tin để đơn vị cung ứng xây dựng phương án phù hợp.
Doanh nghiệp nên chọn full-time hay lao động theo ca?
Nếu nhu cầu nhân sự ổn định và kéo dài, full-time thường phù hợp hơn. Nếu nhu cầu tập trung vào một số khung giờ, mùa vụ hoặc dự án ngắn hạn, doanh nghiệp có thể cân nhắc part-time, thời vụ hoặc cung ứng lao động theo ca.
Làm việc theo ca cần lưu ý điều gì?
Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến thời gian ca, số lượng nhân sự, yêu cầu công việc, tỷ lệ đi làm thực tế, phương án thay thế và trách nhiệm của các bên. Những nội dung này nên được thống nhất trước khi bắt đầu triển khai để hạn chế phát sinh.
Cung ứng lao động có phải là cho thuê lại lao động không?
Không nên mặc định hai khái niệm này giống nhau. Doanh nghiệp cần xem xét bản chất quan hệ và cách thức triển khai thực tế để xác định mô hình hợp tác phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp và quy định pháp luật.
Cung ứng lao động theo ca không chỉ là tìm người
Một phương án nhân sự theo ca hiệu quả không dừng lại ở việc tìm đủ số lượng lao động. Doanh nghiệp còn cần đảm bảo nguồn nhân sự có thể đi làm đúng thời gian, đúng địa điểm, đúng vị trí và có phương án xử lý khi phát sinh biến động.
Đây cũng là lý do HR nên đánh giá đối tác dựa trên khả năng tạo nguồn và duy trì nhân sự thay vì chỉ so sánh đơn giá. Khi nhu cầu thay đổi theo workload, một nguồn lao động linh hoạt có thể giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch vận hành.
Nếu doanh nghiệp đang cần bổ sung nhân sự theo ca, hãy cung cấp cho Human Power 5 thông tin: số lượng – vị trí – địa điểm – ca làm – thời gian cần người. Từ những dữ liệu này, Human Power có thể cùng doanh nghiệp xây dựng phương án nhân sự phù hợp với nhu cầu thực tế.
Xem thêm bài viết: Cung ứng lao động nhà hàng: Giải pháp nhân sự linh hoạt cho F&B
