Trong Logistics, thiếu người chưa chắc có nghĩa là doanh nghiệp phải tuyển thêm một lượng lớn nhân sự cố định. Một kho có thể vận hành ổn định trong phần lớn thời gian, nhưng lại thiếu người khi đơn hàng tăng mạnh, bước vào mùa cao điểm hoặc phát sinh nhu cầu ở một số ca nhất định.
Buổi sáng, kho vẫn có thể đủ nhân sự để nhập hàng, kiểm đếm và sắp xếp. Đến chiều, lượng đơn tăng khiến khu vực picking và packing bắt đầu quá tải. Sang ca tối, doanh nghiệp phải điều chuyển người từ bộ phận khác hoặc tăng ca để kịp tiến độ xuất hàng.
Khi tình trạng này lặp lại nhiều lần, vấn đề không còn đơn giản là thiếu một vài vị trí. Doanh nghiệp bắt đầu phải tính toán lại cách phân bổ nhân sự theo sản lượng, thời gian và từng công đoạn trong kho.
Đó cũng là lý do cung ứng lao động Logistics ngày càng được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Thay vì chỉ hỏi “cần tuyển thêm bao nhiêu người?”, doanh nghiệp nên xác định rõ cần người ở vị trí nào, vào thời điểm nào, trong bao lâu và số lượng có thể thay đổi ra sao theo sản lượng.
Nhu cầu lao động Logistics không phải lúc nào cũng cố định
Nhân sự trong kho thường biến động theo lượng hàng, lịch nhập xuất và kế hoạch giao nhận. Một kho có thể đủ người trong ca sáng nhưng lại thiếu nhân sự vào buổi chiều, khi lượng đơn cần xử lý tăng nhanh.
Nếu chỉ nhìn vào tổng số lao động trong cả tháng, doanh nghiệp rất dễ bỏ qua những khoảng thời gian đang thực sự xảy ra tình trạng thiếu người.
| Thời điểm | Công việc thường phát sinh | Nhu cầu nhân sự |
|---|---|---|
| Sáng | Nhập hàng, kiểm đếm, sắp xếp | Theo sản lượng |
| Trưa – chiều | Picking, soạn hàng | Có thể tăng |
| Chiều – tối | Packing, đóng gói, phân loại | Có thể tăng cao |
| Ca đêm | Hoàn tất đơn, xuất hàng | Theo kế hoạch |
Bảng trên mang tính minh họa. Khung giờ và số lượng lao động thực tế phụ thuộc vào mô hình vận hành của từng kho.
Vì vậy, HR và bộ phận vận hành cần xác định rõ doanh nghiệp đang thiếu nhân sự thực sự hay chỉ thiếu người trong một khoảng thời gian nhất định.
Nếu nhu cầu ổn định trong thời gian dài, tuyển dụng trực tiếp có thể là phương án phù hợp. Ngược lại, nếu nhu cầu thay đổi theo sản lượng hoặc chỉ tăng trong một giai đoạn nhất định, doanh nghiệp có thể cân nhắc phương án cung ứng lao động linh hoạt hơn.
Khi nào doanh nghiệp Logistics nên bổ sung lao động?
Mỗi doanh nghiệp sẽ có một kế hoạch nhân sự khác nhau, tùy thuộc vào loại hàng, quy mô kho và mô hình vận hành. Tuy nhiên, một số thời điểm thường khiến nhu cầu lao động tăng nhanh và tạo áp lực cho bộ phận HR.
Khi sản lượng đơn hàng tăng mạnh
Các chương trình khuyến mãi, chiến dịch bán hàng hoặc biến động nhu cầu thị trường có thể khiến số lượng đơn tăng nhanh trong thời gian ngắn. Khi đó, picking, packing, đóng gói và phân loại thường là những công đoạn chịu áp lực đầu tiên.
Nếu lượng đơn chỉ tăng trong vài tuần, việc tuyển thêm một lượng lớn nhân sự cố định có thể chưa phải lựa chọn tối ưu. Doanh nghiệp nên tính toán nhu cầu lao động theo từng giai đoạn để tránh tình trạng thiếu người lúc cao điểm nhưng dư người khi sản lượng trở lại bình thường.
Khi bước vào mùa cao điểm
Cuối năm, trước Tết hoặc những giai đoạn thương mại điện tử triển khai nhiều chương trình bán hàng thường khiến lượng đơn tăng đáng kể. Không chỉ số lượng đơn thay đổi, thời gian xử lý và yêu cầu về tiến độ cũng trở nên khắt khe hơn.
Chuẩn bị nguồn lao động từ sớm giúp doanh nghiệp có thêm thời gian tuyển chọn, hướng dẫn và bố trí nhân sự trước khi bước vào giai đoạn cao điểm. Đây cũng là cách hạn chế tình trạng phải tuyển gấp khi kho đã bắt đầu quá tải.
Khi mở kho hoặc mở rộng hoạt động
Một kho mới đi vào vận hành thường phát sinh nhu cầu nhân sự ở nhiều công đoạn cùng lúc. Từ nhập hàng, kiểm đếm, sắp xếp đến picking, packing và xuất hàng đều cần được bố trí người phù hợp.
Trong giai đoạn đầu, sản lượng có thể chưa ổn định nên nhu cầu nhân sự cũng thường xuyên thay đổi. Thay vì để HR tự xử lý toàn bộ khối lượng tuyển dụng trong thời gian ngắn, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ cung ứng lao động Logistics để bổ sung nguồn lực theo kế hoạch.
Khi thiếu người ở một ca cụ thể
Có những trường hợp tổng số lao động của kho không thiếu nhưng một ca lại không đủ người. Khi đó, công việc tồn từ ca trước có thể bị dồn sang ca sau và tạo áp lực cho toàn bộ quy trình.
Vấn đề này cho thấy doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào tổng headcount. Với Logistics, việc phân bổ nhân sự theo ca làm, sản lượng và workload cũng quan trọng không kém số lượng lao động hiện có.
Cung ứng lao động Logistics gồm những vị trí nào?
Nhu cầu nhân sự của mỗi kho sẽ khác nhau tùy vào loại hàng hóa, quy trình xử lý và mức độ tự động hóa. Với những hoạt động sử dụng nhiều lao động trực tiếp, doanh nghiệp có thể cần bổ sung nhân sự ở nhiều nhóm công việc khác nhau.
| Nhóm công việc | Vị trí thường gặp |
|---|---|
| Kho | Nhân viên kho, nhập xuất kho, sắp xếp hàng |
| Xử lý đơn | Picking, soạn hàng, packing |
| Đóng gói | Đóng gói, dán tem, hoàn thiện đơn |
| Phân loại | Phân loại hàng hóa, kiểm đếm |
| Bốc xếp | Bốc xếp, loading/unloading |
| Vận hành | Nhân viên hỗ trợ vận hành kho |
| Giao nhận | Nhân viên giao nhận, hỗ trợ giao hàng |
Tuy nhiên, doanh nghiệp không nhất thiết phải bổ sung người cho tất cả các vị trí cùng lúc. Điều quan trọng hơn là xác định công đoạn nào đang tạo ra điểm nghẽn trong quy trình.
Nếu packing đang quá tải nhưng picking vẫn hoạt động bình thường, bổ sung nhân sự cho packing có thể mang lại hiệu quả rõ ràng hơn so với việc tăng người cho toàn bộ kho.
Xác định số lao động dựa trên sản lượng thực tế
Một cách lập kế hoạch nhân sự khá phổ biến là xác định headcount trước rồi mới phân chia công việc. Với Logistics, doanh nghiệp có thể tiếp cận theo hướng ngược lại để sát hơn với hoạt động thực tế.
Có thể bắt đầu từ sản lượng, sau đó xác định công đoạn xử lý, thời gian cần thiết, tổng số giờ công và cuối cùng mới tính đến số lao động cần bố trí.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể xác định số đơn cần xử lý trong ngày. Tiếp theo là phân tích năng suất thực tế của từng công đoạn để biết mỗi vị trí cần bao nhiêu thời gian hoàn thành khối lượng công việc đó.
Từ dữ liệu này, HR và vận hành sẽ dễ dàng hơn trong việc xác định số người cần bố trí ở từng ca. Cách tính cũng giúp doanh nghiệp nhận ra rằng cùng một số lượng lao động nhưng cách phân bổ khác nhau có thể tạo ra hiệu quả vận hành rất khác nhau.
Thiếu 20 người có thể ảnh hưởng đến cả kho như thế nào?
Hãy hình dung một kho đang thiếu nhân sự ở công đoạn đóng gói đúng thời điểm lượng đơn tăng mạnh. Ban đầu, vấn đề chỉ nằm ở tốc độ packing giảm xuống và số đơn chưa hoàn tất bắt đầu tăng lên.
Khi lượng đơn tồn tiếp tục tích lại, khu vực phân loại và xuất hàng phía sau cũng bị ảnh hưởng. Xe vận chuyển có thể phải chờ lâu hơn, nhân sự ca sau phải xử lý thêm lượng việc tồn và doanh nghiệp có thể phát sinh thêm giờ làm.
Vì vậy, chi phí của việc thiếu lao động không chỉ nằm ở tiền lương của số người còn thiếu. Doanh nghiệp còn có thể phải chịu thêm chi phí từ năng suất giảm, thời gian chờ, tăng ca, điều chuyển nhân sự và những vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành.
Đó cũng là lý do khi đánh giá một phương án cung ứng lao động, doanh nghiệp không nên chỉ hỏi “một lao động có chi phí bao nhiêu?”. Câu hỏi quan trọng hơn là “nguồn lao động này có giải quyết đúng điểm nghẽn mà kho đang gặp phải hay không?”
Cung ứng lao động Logistics không đơn thuần là cung cấp người
Nếu doanh nghiệp chỉ cần một danh sách lao động, bài toán cung ứng nhân sự sẽ tương đối đơn giản. Nhưng trong thực tế, HR còn phải quan tâm đến thời gian đáp ứng, chất lượng nguồn, khả năng thay thế và cách xử lý khi nhu cầu thay đổi.
Một phương án cung ứng phù hợp cần bắt đầu từ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Đó là số lượng người cần có, vị trí cần bổ sung, địa điểm làm việc, ca làm và thời gian triển khai.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên xác định trước phương án khi sản lượng tăng hoặc khi lao động nghỉ đột xuất. Những vấn đề này càng được thống nhất rõ từ đầu thì quá trình phối hợp giữa hai bên càng thuận lợi.
Có thể bắt đầu bằng những câu hỏi rất cơ bản:
- Cần bao nhiêu người?
- Cần cho vị trí nào?
- Làm việc ở đâu?
- Làm ca nào?
- Cần trong bao lâu?
- Khi nhu cầu tăng thì bổ sung thế nào?
- Khi lao động nghỉ thì xử lý ra sao?
Đây là cơ sở để đơn vị cung ứng xây dựng nguồn nhân sự phù hợp thay vì chỉ tập trung vào việc đưa đủ số người vào kho.
Human Power triển khai cung ứng lao động Logistics như thế nào?
Mỗi kho có một cách vận hành khác nhau nên Human Power cần dựa trên nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp để xây dựng phương án phù hợp.
1. Xác định nhu cầu
Thu thập thông tin về địa điểm, số lượng, vị trí, ca làm và thời gian doanh nghiệp cần lao động.
2. Xây dựng nguồn
Tìm kiếm và xây dựng nguồn lao động phù hợp với khu vực triển khai cũng như yêu cầu của từng dự án.
3. Tuyển chọn
Sàng lọc người lao động dựa trên các tiêu chí mà doanh nghiệp đã thống nhất cho từng vị trí công việc.
4. Bố trí nhân sự
Sắp xếp lao động theo số lượng, vị trí và ca làm dựa trên kế hoạch vận hành của doanh nghiệp.
5. Theo dõi quá trình triển khai
Theo dõi tình hình nhân sự trong quá trình làm việc và ghi nhận những biến động phát sinh tại dự án.
6. Bổ sung khi có nhu cầu
Khi sản lượng tăng hoặc phát sinh biến động về nhân sự, phương án bổ sung có thể được triển khai theo thỏa thuận giữa hai bên.
Điểm quan trọng của mô hình này là không xem nhu cầu nhân sự như một con số cố định. Trong Logistics, nguồn lao động cần có khả năng thích ứng với sản lượng, lịch vận hành và những thay đổi thực tế của doanh nghiệp.
Case Study: Doanh nghiệp cần bổ sung lao động Logistics trong thời gian ngắn
Phần case study nên sử dụng dữ liệu từ những dự án thực tế của Human Power. Một case có số liệu rõ ràng sẽ tạo độ tin cậy cao hơn rất nhiều so với những con số được dựng theo mẫu.
Bối cảnh
Doanh nghiệp: [Tên/Ngành]
Địa điểm: [Khu vực]
Vị trí cần tuyển: [Kho/Picking/Packing…]
Số lượng: [X người]
Thời gian cần: [X ngày/tháng]
Số ca: [X ca]
Bài toán
Doanh nghiệp cần bổ sung nhân sự để đáp ứng tình trạng tăng sản lượng, mở rộng kho hoặc bước vào giai đoạn cao điểm. Thời gian tuyển dụng tương đối ngắn trong khi nhu cầu lao động có thể thay đổi theo kế hoạch vận hành.
Human Power triển khai
Human Power tiến hành xác định nhu cầu, xây dựng nguồn lao động, sàng lọc ứng viên và bố trí nhân sự theo yêu cầu về vị trí, thời gian và ca làm việc.
Kết quả
[X] lao động được cung ứng trong [X] ngày.
[X] vị trí được đáp ứng.
[X] ca được triển khai.
[X]% nhu cầu được đáp ứng.
Lưu ý: Chỉ sử dụng số liệu sau khi đã đối chiếu với dữ liệu thực tế của dự án.
Nếu Human Power chưa có case Logistics đủ dữ liệu, có thể sử dụng một dự án thực tế khác có đặc điểm tương đồng về lao động số lượng lớn, lao động thời vụ hoặc nhu cầu nhân sự biến động theo sản lượng. Không nên xây dựng một case giả chỉ để làm đẹp nội dung website.
Cung ứng lao động Logistics hay tuyển trực tiếp?
Không có một phương án nhân sự phù hợp với tất cả doanh nghiệp. Lựa chọn nào hiệu quả còn phụ thuộc vào thời gian cần người, mức độ biến động sản lượng và kế hoạch vận hành của từng kho.
Nếu doanh nghiệp cần đội ngũ ổn định trong thời gian dài và nhu cầu nhân sự ít thay đổi, tuyển dụng trực tiếp có thể là lựa chọn phù hợp.
Ngược lại, nếu nhu cầu tăng theo mùa vụ, dự án hoặc sản lượng và doanh nghiệp cần bổ sung nhiều lao động trong thời gian ngắn, cung ứng lao động có thể mang lại sự linh hoạt hơn.
| Tiêu chí | Tuyển trực tiếp | Cung ứng lao động |
|---|---|---|
| Nhu cầu dài hạn | Phù hợp | Có thể phù hợp |
| Nhu cầu thời vụ | Có thể phát sinh áp lực tuyển | Linh hoạt hơn |
| Nhu cầu số lượng lớn | HR xử lý khối lượng tuyển lớn | Có thể triển khai theo dự án |
| Nhu cầu theo ca | Doanh nghiệp tự tổ chức | Có thể xây dựng nguồn theo nhu cầu |
| Biến động nhân sự | Doanh nghiệp tự xử lý | Có thể có phương án bổ sung theo thỏa thuận |
Khi so sánh hai phương án, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào chi phí dịch vụ. Thời gian tuyển dụng, chi phí tạo nguồn, đào tạo, tỷ lệ biến động và chi phí phát sinh khi thiếu người trong mùa cao điểm cũng cần được đưa vào bài toán.
Chi phí cung ứng lao động Logistics phụ thuộc vào yếu tố nào?
Không có một mức giá cố định cho mọi dự án cung ứng lao động Logistics. Chi phí thường phụ thuộc vào số lượng nhân sự, vị trí công việc, địa điểm, số ca, thời gian triển khai và những yêu cầu riêng của từng dự án.
Một dự án cần 20 nhân sự kho làm giờ hành chính sẽ có cách tính khác với dự án cần 100 lao động thời vụ làm nhiều ca trong mùa cao điểm. Vì vậy, doanh nghiệp nên cung cấp đầy đủ thông tin trước khi yêu cầu báo giá.
Các thông tin cơ bản gồm số lượng, vị trí, địa điểm, ca làm và thời gian cần người. Nếu công việc có yêu cầu riêng về kinh nghiệm, sức khỏe, thời gian làm việc hoặc điều kiện tại kho, doanh nghiệp cũng nên trao đổi ngay từ đầu.
Cung cấp càng đầy đủ thông tin, đơn vị cung ứng càng dễ xây dựng phương án nhân sự và chi phí sát với nhu cầu thực tế.
8 câu hỏi HR nên hỏi trước khi chọn đơn vị cung ứng lao động Logistics
Trước khi hợp tác, doanh nghiệp nên làm rõ một số vấn đề liên quan đến nguồn lao động và cách đơn vị cung ứng triển khai dự án.
- Đơn vị có nguồn lao động tại khu vực cần triển khai không?
- Có thể đáp ứng số lượng lớn trong thời gian ngắn không?
- Có cung ứng lao động thời vụ hoặc theo ca không?
- Quy trình tuyển chọn lao động được thực hiện như thế nào?
- Khi lao động nghỉ đột xuất thì phương án xử lý ra sao?
- Có người phụ trách theo dõi riêng trong quá trình triển khai không?
- Doanh nghiệp sẽ nhận được những thông tin hoặc báo cáo nào?
- Có thể tăng hoặc giảm nguồn lao động khi sản lượng thay đổi không?
Một đơn vị cung ứng tốt không chỉ được đánh giá bằng số lượng lao động có thể đưa vào. Khả năng phối hợp, tốc độ xử lý và cách giải quyết biến động trong suốt quá trình triển khai cũng là những yếu tố doanh nghiệp nên quan tâm.
FAQ về cung ứng lao động Logistics
Cung ứng lao động Logistics là gì?
Cung ứng lao động Logistics là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp bổ sung nhân sự cho các hoạt động như kho, picking, packing, đóng gói, phân loại, kiểm đếm, bốc xếp và một số công việc hỗ trợ vận hành khác theo nhu cầu thực tế.
Có thể cung ứng lao động Logistics thời vụ không?
Có thể xây dựng phương án lao động thời vụ tùy theo số lượng, thời gian, vị trí và yêu cầu cụ thể của từng dự án. Doanh nghiệp nên trao đổi rõ nhu cầu ngay từ đầu để đơn vị cung ứng có thể chuẩn bị nguồn phù hợp.
Có thể cung ứng lao động theo ca không?
Có. Doanh nghiệp có thể cung cấp kế hoạch ca làm để đơn vị cung ứng xây dựng phương án nhân sự phù hợp với thời gian vận hành của kho.
Khi lao động nghỉ đột xuất thì xử lý thế nào?
Cơ chế thông báo, bổ sung hoặc thay thế lao động cần được thống nhất giữa doanh nghiệp và đơn vị cung ứng. Hai bên nên xác định rõ quy trình xử lý ngay từ khi bắt đầu hợp tác.
Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin gì để được tư vấn?
Thông tin cơ bản gồm số lượng lao động, vị trí, địa điểm, ca làm và thời gian cần người. Những yêu cầu riêng về công việc hoặc điều kiện làm việc cũng nên được cung cấp để phương án nhân sự sát với thực tế hơn.
Cung ứng lao động Logistics có phù hợp với kho thương mại điện tử không?
Có thể phù hợp, đặc biệt trong những giai đoạn sản lượng đơn hàng tăng nhanh hoặc doanh nghiệp cần bổ sung nhân sự trong thời gian ngắn. Tuy nhiên, phương án cụ thể vẫn cần dựa trên quy mô và cách vận hành của từng kho.
Cung ứng lao động có giống cho thuê lại lao động không?
Không nên mặc định hai khái niệm này giống nhau. Doanh nghiệp cần xác định đúng mô hình hợp tác, trách nhiệm của các bên và quy định pháp luật áp dụng cho từng trường hợp cụ thể.
Doanh nghiệp đang thiếu bao nhiêu lao động Logistics?
Một kho không nhất thiết phải có thật nhiều người mới vận hành hiệu quả. Điều quan trọng hơn là nhân sự được bố trí đúng công việc, đúng ca và phù hợp với sản lượng thực tế.
Khi đơn hàng tăng, kho mở rộng hoặc phát sinh nhu cầu thời vụ, doanh nghiệp có thể cân nhắc phương án cung ứng lao động Logistics để bổ sung nguồn nhân lực theo từng giai đoạn.
Trước khi tìm kiếm đơn vị cung ứng, HR có thể bắt đầu từ 5 thông tin cơ bản: số lượng – vị trí – địa điểm – ca làm – thời gian cần người.
Từ những dữ liệu này, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc xác định điểm thiếu nhân sự và xây dựng phương án bổ sung phù hợp với hoạt động thực tế.
Human Power – cung ứng lao động theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Xem thêm bài viết: Cung ứng lao động F&B: Giải pháp nhân sự cho nhà hàng và chuỗi cửa hàng
